É comum que síndicos encontrem dificuldades no gerenciamento das atividades de rotina de um condomínio. Afinal, a execução manual de operações, como pagamento de contas e controle de inadimplência, consome muito tempo.
Felizmente, com a transformação digital, também surgiram soluções que facilitam a administração de condomínios. Hoje, é possível encontrar no mercado alguns softwares que atendem as necessidades específicas de um síndico, automatizando vários processos que eram feitos de maneira manual e demorada.
Além disso, os benefícios decorrentes da implementação desse sistema vão muito além da economia de tempo. Ciente deles, a Housify separou as principais vantagens que a digitalização traz para a tradicional administração de condomínios.
Confira.
Principais dificuldades decorrentes da administração de condomínios
A melhor maneira de conhecer os motivos para utilizar um software de gestão de condomínios, é analisando as principais dificuldades entre as responsabilidades de um síndico. Abaixo estão detalhadas três delas.
Comunicação
A comunicação é ponto central de uma boa administração. Um síndico que consegue se comunicar bem com todos envolvidos, sejam eles moradores, funcionários ou terceiros, também realiza uma gestão mais transparente e, consequentemente, eficiente.
Entretanto, mesmo sabendo disso, esse continua sendo um dos maiores desafios de síndicos de grandes ou pequenos condomínios, visto que não conseguem informar ou garantir a participação ativa de todos interessados no sucesso da gestão.
Ná prática, gestores que possuem deficiência nesse quesito encontram, por exemplo, maiores conflitos internos e índices de inadimplência.
Manutenção
Toda área comum de um condomínio precisa de manutenção, seja ela preventiva ou corretiva.
A preventiva deve fazer parte de um planejamento pré-estabelecido pelo gestor e seu conselho. Isto é, o síndico deve se preocupar em cuidar de elevadores, áreas de lazer e outros ambientes e aparelhos antes deles apresentarem falhas.
A corretiva, por sua vez, pode ser menos frequente, uma vez que se cumpre o plano de manutenções adequadamente. Por outro lado, não há como eliminá-la totalmente, imprevistos, em apartamentos ou mesmo na área comum, naturalmente acontecem.
As dificuldades de síndicos, nesse sentido, está na agilidade em solicitar manutenções e dificuldade de planejar despesas, principalmente nos casos inesperados.
Fluxo de caixa
Uma gestão eficiente depende muito do controle de entradas e saídas do condomínio. Contudo, mesmo cientes dessa importância, a maioria dos administradores ainda descreve e executa seu fluxo de caixa manualmente – aumentando, assim, os índices de erros na gestão financeira.
Hoje, síndicos que não utilizam ferramentas de automação naturalmente encontram dificuldades para controlar todos os pagamentos mensais dos condôminos, bem como todas as despesas e vencimentos, incluindo gás, água, funcionários, manutenção, entre outros.
Perder o controle financeiro, significa perder o controle sobre o bem-estar do condomínio. Felizmente, as soluções que serão abordadas daqui para frentes mostram como é possível resolver esse e os outros problemas citados acima.
6 Benefícios de um sistema digital para administração de condomínios
A automação, proporcionada pela implantação de softwares especializados na gestão de condomínios, resolve a maioria dos desafios enfrentados por síndicos diariamente. Abaixo estão alguns recursos que permitem essa otimização.
1. Acesso a informação em tempo real
Atualmente, síndicos costumam manter todas as informações necessárias em planilhas ou em grandes pilhas de documentos, o que os impede de trabalhar com agilidade e ainda aumenta os índices de erros e perdas de dados.
Com um sistema especializado armazenado na web, o responsável pode trabalhar de qualquer lugar a qualquer momento. Além disso, os dados são atualizados automaticamente e armazenados em tempo real, permitindo que o síndico e até moradores acessem todos os recursos necessários diretamente do seu celular.
2. Otimização da comunicação
O síndico não é a única pessoa interessada na gestão do condomínio. No decorrer do tempo, espera-se que moradores participem ativamente desse processo, não apenas pagando suas mensalidade, mas relatando solicitações de melhorias e manutenção.
Em um sistema de gestão, as informações centralizadas permitem que todos tenham facilidade para visualizar o andamento das operações. Oferecer essa visibilidade a todos, em reuniões ou informativos periódicos, fornecerá a transparência necessária para a satisfação de todos.
3. Otimização do tempo
A inserção manual de informações em planilhas é muito demorada e muito mais propensa a erros. Esse modelo de trabalho também não fornece resultados imediatos, a análise de dados em meio a tantos documentos claramente requer mais tempo.
Com um software de gerenciamento, os dados são atualizados automaticamente. Além disso, ele permite criar relatórios customizados em poucos cliques.
4. Pagamentos online
Todas as despesas de um condomínio precisam ser quitadas de acordo com seus vencimentos. Aqueles que fazem isso manualmente, portanto, tem um desafio maior de acompanhar e realizar todos pagamentos.
Por meio de um sistema de gestão, por outro lado, os síndicos podem quitar suas dívidas e acompanhar o registro de pagamentos em pouco cliques e em qualquer dispositivo.
5. Segurança da informação
Hoje, o armazenamento seguro de dados sensíveis é o grande objetivo de empresas e, consequentemente, condomínios. Síndicos são responsáveis pela integridade e confidencialidade da informação de muitos moradores, por isso precisam fornecer garantias de que elas não vazem.
Felizmente, com um sistema de gestão de condomínios, não há com o que se preocupar. Todos os dados pessoais, estão armazenados em servidores terceiros com altos índices de segurança. Além disso, as principais fornecedoras do mercado criptografam dados para protegê-los ainda mais.
6. Análise de dados
Para a gestão do condomínio evoluir, é necessário que os síndicos e conselheiros tomem decisões precisas pautadas em dados. Quando eles são coletados manualmente, entretanto, há uma grande chance de que eles estejam desatualizados ou até mesmo errados.
Por isso, o software é a solução ideal. Como já dissemos, todas informações neles estão sempre acessíveis, seguras e atualizadas, o que permite executar análises profundas que ofereçam informações relevantes sobre o andamento da administração.
Em resumo, o sistema de gestão de condomínios irá identificar e melhorar pontos de ineficiência, bem como descobrir novas oportunidades de administração.
Conheça a solução 100% digital da Housify
O síndico que deseja otimizar sua organização precisa colocar a contratação de um sistema de gestão de condomínios em pauta imediatamente.
Obviamente todas suas características devem ser discutidas entre conselheiros e moradores, mas, considerando todas suas qualidades, não será tarefa difícil convencer todos da contratação de um software que trará benefícios a todos.
Confira alguns dos recursos oferecidos pelo software online da Housify:
- Abertura de chamados: Nela o condômino pode registrar suas ocorrências e reclamações, que serão enviadas diretamente para o síndico e administradora;
- Assembleia virtual: Mesmo que o morador não possa comparecer presencialmente na assembléia, ele terá poder de voto diretamente pelo aplicativo;
- Reserva de áreas comuns: O aluguel de churrasqueiras e/ou salões de festas ficam muito mais organizados com um calendário de reserva personalizado;
- Prestação de contas: A aplicação ajuda na transparência da gestão, uma vez que todo o fluxo de caixa é documentado e fica visível a todos;
- Portaria virtual: A comunicação com a portaria também torna-se mais ágil, uma vez que os moradores podem enviar mensagens e fazer solicitações diretamente da internet.
Enfim, todos os pontos trazidos neste artigo serão muito mais fáceis de se colocar em prática, uma vez que síndicos, condôminos, funcionários e terceiros conseguem agilizar processos em poucos cliques.
Vale ressaltar que, a fim de melhorar a organização da solução digital, a Housify também permite que a administração crie logins personalizados para cada perfil. Sendo assim, um morador, por exemplo, não terá as mesmas permissões de edição que um síndico.