A gestão de condomínio carrega consigo alguns grandes desafios. Nesse sentido, principalmente aqueles que estão tornando-se síndicos pela primeira vez, podem encontrar dificuldades.
Por mais que o novo responsável conheça bem as pessoas e o local onde mora, esse compromisso exigirá uma atuação ativa do síndico em vários aspectos que influenciam na qualidade de vida e bem-estar de todos os moradores.
Felizmente, no mercado existem boas administradoras que podem fornecer total suporte em todos os processos relevantes da administração. Sendo uma delas, a Housify separou este material completo.
Nele estão listadas as responsabilidades de um síndico, bem como algumas dicas para tornar a administração do condomínio muito mais eficiente.
Principais responsabilidades de um síndico
Junto com o título de síndico surgem algumas responsabilidades. Em outras palavras, por mais que os condôminos precisem seguir algumas regras básicas de convivência, a manutenção, o paisagismo e a gestão do quadro de funcionários, por exemplo, são alguns dos deveres que recaem àqueles que compõe o conselho administrativo.
Por isso, diante desses desafios,a tecnologia surge como grande aliada. Em vez de concentrar todas as atividades manuais na responsabilidade de uma única pessoa, ela pode otimizar a gestão por meio da automação de tarefas operacionais, como controle de ocorrências, funcionários, cobranças, entre outras.
Na prática, essas soluções digitais centralizam e fornecem informações em tempo real sobre todos os envolvidos – moradores, funcionários, corretores, bancos, etc. Isso permite à administração ter uma visão clara e simplificada de todos os processos a fim de evitar conflitos e até ações legais.
Abaixo estão detalhadas cada uma das atividades prioritárias de um síndico, mas que podem ser otimizadas a partir de um sistema de gestão de condomínios.
Gestão de conformidade
Primeiro, o síndico é o principal responsável pelo bem-estar de todos os envolvidos no condomínio. Seu papel é garantir que o dia a dia de moradores e funcionários esteja em conformidade com as regras previamente estabelecidas pela comunidade.
Na prática, o responsável deve se certificar que as políticas do condomínio são seguidas por todos. Isso pode incluir, por exemplo, limite de barulho ou de obras nos apartamentos, gestão de funcionários, horários de coleta de lixo, entre outros fatores.
Resumidamente, o síndico atua para que tudo esteja em conformidade para evitar, ao máximo, conflitos com moradores, profissionais e até fiscais. Felizmente, com o aplicativo da Housify, ele consegue agilizar e trazer muito mais eficiência a esse processo.
A ferramenta, que também pode ser acessada pelos condôminos, ajuda a registrar ocorrências do dia a dia, para que a administradora possa entendê-la e resolvê-la o quanto antes, evitando, assim, qualquer insatisfação.
Canal de comunicação
Além de atuar como um fiscal das regras do condomínio, o síndico também deve ser um canal de comunicação – entre moradores, funcionários e conselho administrativo. Todas as dúvidas, sugestões e reclamações devem chegar ao síndico. Esse profissional, por sua vez, será responsável por levar as principais solicitações (seja ela de quem for) à debate.
Isto é, dado que síndico não tem poder irrestrito sobre o cotidiano de todos, as reclamações e sugestões recorrentes devem ser levadas ao conselho para serem debatidas junto aos moradores com a finalidade de, em alguns casos, fazer alterações no estatuto do condomínio.
A solução digital, diante de cenários como esse, é capaz de resumir todas as etapas de solicitação. Afinal, o suporte via Whatsapp, SMS e telefone, por exemplo, permite que a comunicação se torne mais assertiva, deixando de ser como um “telefone sem fio”, onde tudo é passado e anotado manualmente de maneira desorganizada.
Solução de conflitos
Vale reforçar que o trabalho de um síndico não é uma ciência exata. Isso porque, como em qualquer comunidade, mesmo com regras bem definidas, surgem conflitos.
O síndico, nesse sentido, deve atuar como mediador em busca da solução, visto que recorrentemente podem existir moradores que não estão atuando em conformidade, por irresponsabilidade ou não.
Por exemplo, se um condômino está utilizando as áreas comuns do prédio para dar uma festa, mas extrapola o nível de ruído permitido pelo horário, a solução é simples – o síndico deve pedir para que se reduza o barulho ou, dependendo da situação, até encerrar a festa.
Outros casos, entretanto, podem ser um pouco mais complexos. Um problema no encanamento de um apartamento, por exemplo, pode causar infiltração e prejudicar o vizinho abaixo.
Nesse cenário, o melhor que o síndico pode fazer é analisar a situação e negociar para que o responsável pelo problema realize a reforma necessária o quanto antes, evitando maiores prejuízos ou até que o caso vá parar nos tribunais.
Também é importante ressaltar que a solução de conflitos deve ser responsabilidade exclusiva da administração, por isso não cabe ao morador tentar resolver qualquer questão sem um intermediador.
O que acontece na prática, por outro lado, é que com a demora do conselho em tomar a frente dos conflitos, eles acabam tornando-se grandes bolas de neve. Ciente disso, a Housify, em seu recurso de registros de ocorrências, permite que o condômino anexe fotos e vídeos para que a situação chegue o quanto antes aos administradores.
Supervisor de performance
Se o síndico precisa garantir que todos atuem em conformidade com as regras do condomínio, ele também precisa oferecer um ambiente que permita isso. O gestor deve supervisionar regularmente toda a propriedade a fim de assegurar que toda a área comum do prédio esteja funcionando como deveria.
O primeiro passo é o controle de festas e outros eventos em áreas comuns do prédio. Por meio do recurso de agendamento online fornecida pela Housify, por exemplo, tanto a administração e os moradores são beneficiados. Primeiro porque há um controle sobre quem estará utilizando salões e churrasqueiras. Além disso, qualquer processo burocrático para marcação será reduzido a zero.
Academias, salões de jogos, salões de festas, quadras e piscinas, também devem respeitar alguns índices de qualidade para proporcionar o uso de todos. Caso haja alguma necessidade por reforma ou manutenção cabe ao síndico, junto à assembleia, solicitá-las
Por fim, a supervisão se estende aos colaboradores, principalmente se não forem terceirizados. O síndico atua como empregador de porteiros, seguranças e faxineiros e outros funcionários essenciais para o condomínio, por isso devem garantir que o trabalho deles esteja sendo cumprido.
Gestão financeira
Por último, mas não menos importante, síndicos também são os responsáveis pela questão financeira do condomínio. Eles devem gerenciar todo o orçamento operacional, fundos de obras, impostos e todo o fluxo de caixa mês a mês.
A conformidade em relação à arrecadação do condomínio mensal também é um encargo desse profissional. Por isso, também cabe a ele buscar soluções que reduzam os índices de inadimplência entre os condôminos.
O controle de fluxo de caixa automatizado irá nortear sobre quais ações um síndico ou administradora deve tomar. Afinal, eles terão uma visão geral sobre a evolução dos gastos desnecessários, bem como maior controle sobre a entrada das mensalidades dos condôminos.
6 dicas para fazer uma gestão de condomínio muito mais eficiente
Um bom síndico consegue tornar o condomínio ótimo para morar, trabalhar e com uma saúde financeira controlada. Entretanto, para que isso aconteça, é necessário conhecer alguns pilares da boa gestão.
Abaixo estão listados cinco principais. Confira.
1 – Crie um senso de comunidade
Síndicos têm que lidar diariamente com uma série de pessoas que moram lado a lado, mas muitas vezes mal se falam, tão pouco tem senso de comunidade. Apesar disso, promover laços entre os moradores é uma das tarefas mais importantes para o síndico.
Atuar como comunidade é fator primordial de qualquer condomínio bem sucedido. Isso porque, uma vez que esse senso prevalece, a conformidade em relação às normas e, principalmente, o bom-senso reinam, diminuindo consideravelmente o número de conflitos.
Para criar esses senso de comunidade e empatia entre moradores e colaboradores, cabe à administração do condomínio manter-se ativa, cuidar bem da área comum e promover eventos entre todos.
2 – Dê voz a todos
A boa comunicação é fundamental para uma comunidade sólida. Sempre é importante lembrar que, assim como o síndico, todos estão interessados em morar ou trabalhar em um local agradável e bem administrado. Não à toa, todos também devem ter o direito de se expressar, positiva ou negativamente, diante dos rumos que uma gestão está tomando.
O síndico atua como o porta-voz da comunidade, por isso seu maior objetivo é agir de acordo com aqueles que o elegeram. Para tanto, vale sempre buscar opiniões em relação a várias decisões antes de serem tomadas. Além disso, quanto mais informações em mãos, maior a garantia de satisfação por parte dos moradores.
Bem como o senso de comunidade, o gestor deve promover um ambiente, no qual todos os membros ouçam as opiniões dos outros com respeito. Convocar moradores, periodicamente, para reuniões e assembléias pode ser o primeiro passo para isso.
Para que o síndico não fique sobrecarregado e os moradores não tenham que assumir compromissos presenciais com a comunidade, assembléias digitais podem ser de grande valia. Também fornecida pela Housify, ela centraliza todas as pautas e permite que todos tenham voz ativa.
3 – Tome boas decisões financeiras
Esteja o síndico buscando um fornecedor, prestador de serviço ou até seguro para condomínio, ele sempre deve fazer uma busca detalhada entre os principais concorrentes do mercado a fim de contratar a melhor solução por um preço justo.
O custo-benefício em todos os aspectos de um condomínio pode tornar o fluxo de caixa do gestor muito mais saudável. Avaliar com calma, nesse sentido, é a melhor orientação para qualquer administração.
O síndico deve buscar referências de fontes confiáveis, ler avaliações disponíveis e solicitar orçamento. Também vale ressaltar que nem sempre a opção mais barata entre os serviços pesquisados tem o melhor custo-benefício. Um fornecedor de péssima qualidade, por exemplo, pode trazer prejuízos ainda maiores no médio e longo prazo.
Muitas vezes, o síndico atual também deve lidar com administrações anteriores mal sucedidas. Novamente, analisar o fluxo de caixa digital permitirá que a administração tome decisões melhores como cortar gastos com fornecedores pouco relevantes ou supervalorizados.
4 – Seja transparente
Além de dar voz aos moradores e seguir boas práticas de gestão, o bom síndico será transparente, quanto aos problemas, soluções e questionamentos.
É verdade que, como qualquer gestor, cabe a ele tomar as decisões finais, entretanto, todas elas sempre devem ser compartilhadas entre moradores, proprietários, inquilinos, agência imobiliárias e outros envolvidos.
Felizmente, existem várias maneiras de disseminar informações e cada condomínio pode decidir quais são as melhores e mais adequadas opções para seu caso:
- Boletim informativo regular (semanal, mensal, bimensal ou trimestral)
- Envio de e-mails conforme necessário
- Organizar reuniões regulares em que todos possam se reunir para compartilhar informações
5 – Mantenha-se organizado
Por fim, a organização é um princípio básico de qualquer gestor. Para o síndico, portanto, essa é uma característica crítica que garantirá uma boa administração a todos.
O responsável por gerir uma comunidade precisa garantir um registro meticuloso de tudo – atas de reuniões, correspondências importantes, reparos e atualizações e registros financeiros, por exemplo, são apenas alguns dos itens que ele precisará acompanhar.
A tecnologia, nesse sentido, pode ser grande aliada. Afinal, assim como a transformação digital tem mudado o patamar das empresas, ela pode fazer o mesmo com a gestão de condomínios.
Hoje, no mercado existem uma série de sistemas e plataformas extremamente intuitivas e fáceis de mexer que podem ser acessadas a qualquer momento e em qualquer dispositivo para ajudar o síndico a controlar todas suas responsabilidades de maneira automatizada.
No próximo tópico estão algumas das principais funcionalidades fornecidas por essas soluções.
6 – Adote sistemas de gestão digital
O síndico que deseja otimizar sua organização precisa colocar a contratação de um sistema de gestão de condomínios em pauta imediatamente.
Obviamente todas suas características devem ser discutidas entre conselheiros e moradores, mas, considerando todas suas qualidades, não será tarefa difícil convencer todos da contratação de um software que trará benefícios a todos.
Confira alguns dos recursos oferecidos pelo software online da Housify:
- Abertura de chamados: Nela o condômino pode registrar suas ocorrências e reclamações, que serão enviadas diretamente para o síndico e administradora;
- Assembleia virtual: Mesmo que o morador não possa comparecer presencialmente na assembléia, ele terá poder de voto diretamente pelo aplicativo;
- Reserva de áreas comuns: O aluguel de churrasqueiras e/ou salões de festas ficam muito mais organizados com um calendário de reserva personalizado;
- Prestação de contas: A aplicação ajuda na transparência da gestão, uma vez que todo o fluxo de caixa é documentado e fica visível a todos;
- Portaria virtual: A comunicação com a portaria também torna-se mais ágil, uma vez que os moradores podem enviar mensagens e fazer solicitações diretamente da internet.
Enfim, todos os pontos trazidos neste artigo serão muito mais fáceis de se colocar em prática, uma vez que síndicos, condôminos, funcionários e terceiros conseguem agilizar processos em poucos cliques.
Vale ressaltar que, a fim de melhorar a organização da solução digital, a Housify também permite que a administração crie logins personalizados para cada perfil. Sendo assim, um morador, por exemplo, não terá as mesmas permissões de edição que um síndico.